В этом подробном руководстве мы рассмотрим все вопросы, связанные с гарнитурами для колл-центров. Вы узнаете об отличительных чертах гарнитур для операторов, научитесь разбираться в видах шумоподавления микрофона, узнаете какие бывают разъемы у гарнитр, почему в call-центрах почти не используют беспроводные наушники, а также можно ли игровые модели использовать для работы и какие проблемы есть у этих устройств. В заключении вас ждёт наглядный чек-лист по выбору оптимальной профессиональной гарнитуры.
Содержание
Для операторов колл-центра важно выбрать гарнитуру, которая обеспечит комфорт и четкость звука в течение всего рабочего дня. Давайте рассмотрим основные черты, которые отличают профессиональные гарнитуры для операторов:
Гарнитуры с функцией шумоподавления микрофона минимизируют фоновый шум, позволяя вашему собеседнику лучше сосредоточиться на разговоре. В больших колл-центрах, где рядом сидят много операторов и стоит сильный шум от разговоров, минимизировать окружающий шум сложно, поэтому тут используют гарнитуры с активным шумоподавлением микрофона. В небольших call-центрах и в офисных колл-центрах будет достаточно гарнитур с пассивной системой шумоподавления, включающей направленный микрофон и технологии аппаратного шумоподавления.
Как отличаются системы шумоподавления в разных гарнитурах наглядно показано в этом видео:
Поскольку операторы носят гарнитуру в течение многих часов, важно, чтобы они были удобными. Наушники с мягкими амбушюрами и регулируемым оголовьем эффективно предотвращают усталость, плюс гарантируют отсутствие дискомфорта.
Чистота и ясность воспроизведения человеческого голоса критически важны для понимания клиентов и предоставления качественного обслуживания. Поэтому профессиональные гарнитуры имеют ограниченную полосу частот у микрофона, специально обрезанную для передачи человеческого голоса в диапазоне частот от 100 Гц до 8 кГц. Более высокие и более низкие частоты обрезаются, чтобы улучшить шумоподавление.
Гарнитуры для операторов должны быть очень прочными, чтобы выдерживать ежедневное использование в течение нескольких лет. Качественные наушники для колл-центров способны работать в режиме 24/7 более трех лет. Никакие обычные гарнитуры с таким режимом работы просто не справятся.
Гарнитура должна быть интуитивно понятной в использовании, с легкодоступными кнопками управления громкостью и микрофоном. Во время работы оператор не должен отвлекаться на поиск кнопки отключения микрофона или на регулировку громкости, всё должно быть под ругой и работать идеально.
При звонках по телефону могут периодически «проскакивать» очень громкие звуки, способные нанести акустическую травму и ухудшить слух человека. Оператор проводит в наушниках много часов и важно сохранить его здоровье. Поэтому гарнитуры для колл-центров всегда оснащают технологиями защиты от звуковых скачков, обычно, выше 118 дБА.
Передачей голоса функции гарнитуры не ограничиваются. Если вы используете известные системы телефонии, например, Microsoft Teams, то некоторые гарнитуры позволят вам принимать и завершать вызовы, использую кнопки на пульте гарнитуры. Но чтобы эти функции работали, они должны поддерживаться конкретной гарнитурой. И этот момент очень сильно ограничит вас в выборе моделей.
Идеально, если каждая гарнитура имеет серийный номер на корпусе или на проводе. Он понадобится, чтобы вести учет гарнитур в call-центре – какая гарнитура была выдана какому сотруднику.
Читайте подробнее в статье - 12 главных жалоб сотрудников колл-центров
Наушники с микрофоном могут использовать технологии пассивного и активного шумоподавления. Пассивное шумоподавление обеспечивается конструкцией и материалами наушников, которые помогают изолировать микрофон гарнитуры от внешнего шума. Активное шумоподавление включает использование дополнительного микрофона для отслеживания окружающего шума и его фильтрации в наушниках.
Существуют различные типы активного шумоподавления, включая систему без обратной связи, систему с обратной связью и гибридную систему. Активное шумоподавление может значительно улучшить качество звука, но важно, чтобы производитель также учел конструкцию и материалы наушников.
Профессиональные гарнитуры с активным шумоподавлением в наибольшей степени защищают собеседников операторов от нежелательных шумов в сложной акустической обстановке, присущей call-центрам с открытой планировкой, open-space офисам, а также во время работы на выезде.
Основные разъемы для подключения проводных гарнитур следующие: USB-A / QD / USB-C / Mini Jack 3.5 мм. Каждый из разъемов имеет свои плюсы и минусы:
USB-A (стандартный большой USB-разъем) — это стандартный тип USB-разъема, который используется для подключения различных устройств к компьютеру: гарнитура, клавиатура, мышка, флешка и т.д. Он имеет прямоугольную форму и может подключаться только одним способом, что иногда может вызвать неудобства при попытке вставить его в порт. Главный плюс USB-A разъема – практически полное отсутствие проблем с совместимостью при подключении гарнитуры оператора к ПК или ноутбуку.
QD-разъем (Quick Disconnect) на гарнитуре позволяет пользователю быстро отсоединить гарнитуру от шнура и отойти от своего рабочего места не прерывая разговора и не снимая гарнитуру (какая экономия времени!). QD-разъем был придуман компанией Plantronics специально для гарнитур для колл-центра и много лет считался признаком профессиональной гарнитуры.
Что ещё он позволяет? В случае внезапного рывка шнура, QD-разъем отсоединится, предотвращая повреждение гарнитуры или травму пользователя. QD-разъем позволяет использовать одну и ту же гарнитуру с различными устройствами, просто меняя кабель с нужным подключением. Зачем это нужно? Например, супервайзер может подойти на место любого оператора, подключиться там со своей гарнитурой и продолжить разговор вместо оператора. И еще одна полезная функция QD-разъема – он используется в процессе обучения операторов, когда супервайзер одновременно с сотрудником слушают звонок и могут оба участвовать в разговоре.
Главный недостаток QD разъема это то, что для его подключения к ПК требуется шнур-переходник. То есть помимо гарнитуры вам придется покупать ещё и шнур. В настоящее время QD-разъем применяется всё меньше.
USB-C, также известный как USB Type-C, — это относительно новый тип USB-разъема, который был разработан для передачи данных и электропитания. Он имеет обратимую форму, что означает, что его можно вставить любой стороной, тем самым устраняются проблемы, связанные с правильной ориентацией разъема при подключении. USB-C быстро становится стандартным разъемом для многих устройств, включая смартфоны, планшеты, ноутбуки и многие другие типы электроники, благодаря своей универсальности и удобству использования. Сегодня разъем USB-C встречается в iPad, MacBook, в смартфонах и ноутбуках Samsung, Dell, Lenovo и многих других.
Главный недостаток разъема USB-C – плохая совместимость с гарнитурами. К сожалению, нет никаких гарантий, что купленная вами USB-C гарнитура будет корректно работать с вашим USB-C ноутбуком, планшетом или смартфоном. Этот недостаток обусловлен спецификой реализации разъема производителями портативных устройств, которые пытаются заставить пользователей пользоваться только аксессуарами своего производства. Что же делать? Единственный надежный вариант – выбрать гарнитуру для оператора call-центра, которая протестирована именно с вашим портативным устройством. В противном случае вам придется подбирать наушники, проверяя совместимость самостоятельно.
Mini Jack 3.5 мм - самый старый аудиоразъем, который используется для подключения наушников, микрофонов или других аудиоустройств к различным электронным устройствам, таким как смартфоны, компьютеры, MP3-плееры и многие другие. Представляет собой аналоговый интерфейс, который может передавать стерео аудиосигнал (левый и правый каналы). Главный плюс – 100% совместимость с любым устройством. Из минусов – невозможность реализации шумоподавления микрофона на аппаратном уровне (отсутствует процессор, который занимается шумоподавлением), невозможность управления вызовами (доступные возможности управления: регулировка громкости и отключение микрофона). Гарнитуры для колл-центров с такими разъемами не выпускают, однако, некоторые современные модели гарнитур для операторов сегодня имеют двойной разъем «USB-C + 3.5 мм», который позволит подключать гарнитуру как к ПК, так и, например, к смартфону, когда оператор находится на улице.
Согласитесь, беспроводная гарнитура выглядит намного привлекательней с точки зрения пользователя. Вы не привязаны к рабочему месту, можете свободно отходить от него не прерывая разговора. Современные Bluethooth гарнитуры обеспечат радиус связи до 30 метров, при этом на дальность будут влиять в первую очередь стены. В случае колл-центра или офиса с открытой планировкой радиус связи будет максимальным.
Самое интересное, что в зависимости от нюансов работы оператора, беспроводная гарнитура может быть, как принципиально неприемлемым решением, так и максимально удобным во всех отношениях. Давайте в этом разберёмся.
Традиционно для операторов, работающих в колл-центрах практически никогда не покупают беспроводные гарнитуры. Причин этому несколько:
Есть только одна категория сотрудников в call-центрах для которых рекомендуется покупать беспроводные наушники с микрофоном – это супервайзеры. Особенность их работы заключается в том, что им не требуется постоянно принимать звонки и им нужна свобода перемещения по колл-центру.
В каких же случаях беспроводная гарнитура для оператора будет выгодна? Это практически все случаи, где оператор не находится в классическом колл-центре. И таких случаев масса, например:
Читайте подробнее в статье - Bluetooth 5.1 для наушников и гарнитур: что это такое и почему это важно
Пользователи очень часто задаются вопросом, подойдут ли домашние игровые наушники для колл-центра? К сожалению, нет. Обычные мультимедийные наушники с микрофоном или игровая гарнитура не соответствуют в первую очередь требованиям контакт-центров.
С точки зрения надежности «домашние» решения не выдерживают никакой конкуренции. Если профессиональная гарнитура служит в среднем 5 лет, то обычные гарнитуры не выдерживают даже года. Но это ещё не всё.
Игровые наушники – это наушники закрытого типа, они изолируют игрока от окружающих шумов, чтобы его ничего не отвлекало от процесса игры. Однако такой вариант неприемлем для операторов колл-центров, которым нужно слышать не только собеседника, но и что происходит вокруг. По этой причине даже для работы оператором на дому пользоваться игровыми наушниками будет некомфортно. Также в игровых наушниках обычно не реализованы никакие функции по защите слуха оператора, что также неприемлемо для колл-центров.
Дешевые игровые наушники, также, как и любые дешевые компьютерные наушники с микрофоном, имеют ещё массу недостатков: их неудобно носить длительное время (они сдавливают голосу и начинаются головные боли), у них минимальные регулировки оголовья, у них обычно слабый микрофон, в котором если и есть шумоподавление, то минимальное. В добавок к этому у дешевых наушников с микрофоном хлипкая конструкция и тонкий провод, которые долго не проживут в условиях постоянного использования. Если в контакт-центре будут использовать игровые наушники или обычные гарнитуры, то их придется менять раз в год, если не раньше. На больший срок их не хватает.
Профессиональная гарнитура – главный инструмент работы оператора. При этом забитая грязью сеточка микрофона может привести к шумам и искажениям звука, а грязные амбушюры к аллергии, раздражению кожи и даже ушным инфекциям. Чтобы гарантировать высокое качество звука и длительный срок службы гарнитуры, нужно соблюдать основные правила правильного ухода и хранения:
Читайте подробнее в статье - 7 шагов по уходу за профессиональной гарнитурой: советы по чистке и хранению
На появление шума с вашей стороны может влиять настройка чувствительности микрофона с вашем ПК. Тут поможет ручная настройка в приложениях и системе (эту настройку нужно будет выполнить один раз). Попробуйте уменьшить или увеличить громкость микрофона. Попробуйте выставить громкость микрофона примерно на 60-80%
При нажатии кнопки Mute на гарнитуре звук отключается, индикатор на пульте гарнитуры загорается. При повторном нажатии на кнопку Mute индикатор на проводе гаснет, но в системе звук не включается. Приходится нажимать кнопку повторно. Такая проблема бывает на некоторых версиях Windows, она связана с быстрыми клавишами на клавиатуре, они не синхронизируется при переключении. Поэтому приходится использовать двойное нажатие кнопки Mute. Это нормальная ситуация.
Нагревания блока с кнопками управления наушниками с микрофоном нормальная ситуация. В этом блоке находится DSP – цифровой сигнальный процессор, который занимается постоянной обработкой звука, в том числе фильтрацией окружающего шума. Нагрев не влияет негативно на работу гарнитуры.
Помимо шумоподавления в микрофоне на компьютере может быть достаточно сильно занижена чувствительность самого микрофона, чтобы отсекать внешние шумы. Зайдите в настройки системы и установите значение громкости 100%.
При воспроизведении музыки или роликов с YouTube гарнитура работает, но при попытке позвонить или принять вызов в программе телефонии звука нет. Такая проблема может встретиться на любых современных устройствах с USB-C разъемом: ноутбуки, планшеты, смартфоны. Проблема связана с тем, что производители устройств пытаются заставить пользователей пользоваться только аксессуарами собственного производства. Работоспособность USB-C гарнитур можно гарантировать, только если гарнитура была протестирована с данным устройством с данной версией операционной системы. В противном случае вам придется проверять совместимость гарнитур и гаджета на собственном опыте.
Наушники с микрофоном для контакт-центров прочны и надежны, но они тоже ломаются. Чтобы это происходило как можно реже, надо соблюдать 5 простых правил:
Сформулируем кратко самые важные моменты, на которые нужно обратить внимание при выборе гарнитуры для колл-центра с большим числом звонков:
Необходимой частью гарнитуры является оголовье, которое удерживает устройство на голове оператора. Оголовье обязательно должно быть регулируемым, чтобы оператор мог подогнать его под себя. Важно понимать, что частое снятие и надевание гарнитуры может привести к трещинам и поломке оголовья. При этом внешний размер и масса оголовья не гарантируют его надежность. Вместо этого ключевым фактором является наличие стальной основы, которая обеспечивает прочность оголовья даже при сильных изгибах.
См. также статью - Как носить очки с наушниками или с гарнитурой с комфортом
Чтобы обеспечить наилучшее шумоподавление микрофон гарнитуры должен быть расположен в 2-3 см от рта оператора. Такое расположение можно обеспечить только если штанга микрофона будет гибкой. Удобный вариант, когда штанга микрофона не только гибкая, но ещё и телескопическая, это обеспечивает ещё больший простор для идеального расположения микрофона.
Мы уже говорили о вариантах шумоподавления: пассивное и активное. Выбрать среди них не так сложно. Если в call-центре или в офисе не очень шумно, или сотрудник работает из дома, то вполне можно обойтись гарнитурой с пассивным шумоподавлением. Если в колл-центре шумно, много разговаривающих людей, то ваш вариант – активное шумоподавление.
Как проверить, что вы выбрали гарнитуры для колл-центра с достаточным шумоподавлением? Послушайте записи телефонных разговоров. Если оператора слышно громко, четко и при этом уровень шума на заднем фоне не отвлекает, то вы выбрали правильные гарнитуры. А вот если шум на заднем фоне громкий, он мешает, или в нем даже можно разобрать слова из чужих разговоров, то вы используете совершенно неподходящие гарнитуры.
Это популярный, но довольно простой вопрос. Есть разные специфики работы операторов с клиентами и со своими коллегами. Если оператору нужно концентрироваться только на работе с клиентом и при этом он работает в шумной обстановке, то надо использовать гарнитуру с двумя наушниками, которая снизит влияние внешних раздражающих факторов. А вот если оператору нужно общаться, как с клиентами, так и с коллегами, находящимися рядом, то тут лучше использовать гарнитуру с одним наушником.
Амбушюры – это мягкие подушечки, которые покрывают динамики и обеспечивают комфорт оператора во время использования гарнитуры. Быстрее всего изнашиваются амбушюры из тонкого поролона. Толстый прослужит намного дольше. Еще дольше прослужат амбушюры из кожзаменителя. Амбушюры – источник бактерий и грязи, а кожаные амбушюры также легче чистить и дезинфицировать, чем поролоновые. Если вы планируете использовать свою гарнитуры не один год, обязательно убедитесь, что в продаже есть запасные амбушюры именно к вашей модели наушников с микрофоном.
Читайте подробнее в статье - Правда о том, могут ли наушники и рабочая гарнитура вызывать ушные инфекции и потерю слуха
Еще несколько лет назад QD разъем был признаком гарнитуры для call-центра. Но в последние годы ситуация изменилась: колл-центры массово перешли с настольных телефонов на системы телефонии на базе персональных компьютеров, которые все без исключения оснащены USB разъемом. Соответственно, необходимость в QD разъеме стала отпадать. Так что же выбрать: QD или USB?
Если вы уже используете гарнитуры или системы телефонии с разъемом QD, то продолжайте использовать гарнитуры с QD разъёмом, такие модели будут при прочих равных стоить дешевле, чем USB. Однако если вы не используете решения с QD разъемами, то переходить на них нет смысла. Для подключения к ПК вам придется покупать специальные шнуры-переходники. Поэтому ваш выбор однозначно – USB гарнитуры.
Помимо типичных для всех гарнитур кнопок регулировки громкости и «Mute» - отключение микрофона, гарнитуры могут оснащаться кнопками приёма / отклонения (завершения) вызовов в программах IP телефонии. Это очень удобная функция, но у нее есть ограничения. Во-первых, гарнитуры поддерживают очень ограниченное число программ, чаще всего реализована совместимость только с Microsoft Teams. Во-вторых, при прочих равных такие гарнитуры всегда будут стоить дороже.
Основная причина поломок дешевых гарнитур связана с конструкционными особенностями. Экономия материалов со стороны производителя обычно означает, что гарнитура не прослужит долго. Если оголовье сделано из пластика без металлического усиления, штанга микрофона легко ломается, провод тонкий, кнопки регулировки звука не надежны, а амбушюры выполнены из тонкого поролона - все это признаки того, что такие наушники с микрофоном не будут долго работать у оператора.
Если конструкцию гарнитуры еще хоть как-то можно оценить визуально и тактильно, то качество звука и шумоподавление микрофона можно проверить только в реальных условиях. А это значит, что гарнитуры для проверки придется купить, но ещё лучше не покупать, а взять на тест перед покупкой. Поставщики, уверенные в качестве своих гарнитур такую возможность предоставляют.
Например, бренд VoiceXpert. Гарнитуры этой марки разработаны специально для операторов колл-центров и сотрудников офисов, продолжительное время занятых телефонными разговорами. Все модели VoiceXpert поставляются со склада в России в любых объёмах и в короткие сроки. Сервисный центр расположен в Москве. Как уже было сказано выше, все модели гарнитур VoiceXpert можно получить бесплатно для тестирования перед покупкой. Возможна расширенная гарантия до 3 лет. Обращайтесь к специалистам VoiceXpert за консультацией по применению и подбору гарнитур под ваши задачи.