Шесть простых шагов для выбора оптимального решения для ваших видеоконференций

В последние годы наличие возможности проведения видеоконференций стала обязательным для компаний всех размеров и отраслей. Видео-встречи, которые когда-то считались доступным только крупным компаниям, теперь стали привычным инструментом как для офисных коммуникаций, так и при удаленной работе, способствуя объединению рабочих команд, а также более простому взаимодействию с клиентами и партнерами.

Используя общую корпоративную унифицированную среду общения (Unified communications, UC), компании дают возможность своим сотрудникам работать независимо от их местонахождения и при этом иметь доступ ко всем необходимым коммуникационным ресурсам компании. На российском рынке представлено большое количество отечественных UC-решений, предлагающих подобные возможности, например, eXpress, Яндекс 360, Контур Коммуникации, SberJazz, P7-Команда (от P7-Офис) и др. являющихся надежной заменой зарубежных решений.

В современном гибридном мире труда программные и аппаратные решения, позволяющие организовывать видеоконференции разного уровня, стали не просто полезной опцией, а являются неотъемлемой частью бизнес-коммуникаций, решающих задачи на уровне рядовых сотрудников, рабочих коллективов или госкорпораций. Прогнозируется, что к 2028 году удаленная работа и смена видов коммуникаций приведут индустрию видеоконференций к обороту близкому к 24,4 млрд долларов.

Поскольку спрос на услуги видеоконференций продолжает расти, крайне важно выбрать наиболее подходящее устройство для видеоконференций. Так как же выбрать надежное решение для видеоконференций?

Шаг 1: Определите базовые требования к оборудованию

Первый шаг в выборе оборудования для видеоконференций - определение стека видеотехнологий. Помимо выбора одного из упомянутых ранее UC-решений, которое будет являться коммуникационной основой компании, вам понадобятся оконечные устройства, позволяющие быстро и комфортно организовывать видео-встречи между сотрудниками компании, партнерами и клиентами. К таким устройствам относятся веб-камеры, видеобары, комплекты для переговорных и конференц-комнат, PTZ-камеры для больших аудиторий. Причем, для каждого из приложений целесообразно выбирать наиболее оптимальный вариант оборудования. Так, например, видеобар для групповых конференций будет излишним для персонального рабочего места и наоборот - вебкамера не позволит провести комфортное общение в большой аудитории.

Что касается физического подключения, то современные устройства конференц-связи поддерживают технологию “plug&play” значительно облегчающую совместимость оборудования не только с ОС Windows, но и операционными системами на базе Linux, например, такими как: Астра Линукс, РЕД ОС, Роса Хром, AltLinux.

Шаг 2: Варианты применения и приложения

Также следует решить какие типы приложений будут применяться в работе коллектива - будут ли это только конференции в специально оборудованных комнатах или сотрудники будут пользоваться возможностями интегрированных UC-решений на своих рабочих местах, участвуя в конференциях в “виртуальных комнатах” или работая удаленно.

В любом случае важно понимать, что для каждого из приложений потребуется не только программная среда, реализуемая поставщиком UC-решения, но и удобные инструменты, используемые для общения. В случае с общими оффлайн собраниями - правильно обустроенная конференц-комната с конференц-оборудованием, соответствующим размерам помещения и аудитории, участвующей в конференции. Для персональных рабочих мест - удобное и понятное в обращении оборудование, позволяющие быстро подключаться к работе.

Шаг 3: Удобство использования

Определив тип необходимого оборудования для видеоконференций и способ применения, немаловажным фактором является удобство его использования. Сегодня пользователи ожидают простого и эффективного аудиовизуального взаимодействия. Они должны иметь возможность открывать свое программное обеспечение для видеоконференций буквально одним щелчком мыши, а также быть уверенными в том, что установка и использование их устройств просты. Поэтому перед покупкой оборудования, которым сотрудники будут пользоваться в своей работе, проведите предварительное тестирование, чтобы убедиться не только в удобстве использования выбранных решений, но и в их надежности.

Шаг 4: Примите во внимание управление

Выбранная вами корпоративная UC-система должна быть управляемой и простой в использовании. Программное обеспечение и оборудование для видеоконференций должны легко развертываться для удаленных сотрудников. Установка обновлений и прошивок должны быть такими же простыми, как щелчок на веб-сайте. Но, несмотря на сказанное выше, обязательным является контроль доступа к настройкам системы, поэтому разграничьте уровни доступа для рядовых пользователей и администраторов. В случае, если компетенций ваших сотрудников не хватает для администрирования системы, то воспользуйтесь техническим сопровождением и поддержкой поставщика UC-решений.

Шаг 5: Возможность совместной работы онлайн

Современные решения для видеоконференций больше не ограничиваются созданием только видеопотока. Они также имеют множество полезных дополнительных возможностей. Вы можете использовать свою UC-среду, чтобы организовывать полноценную совместную работу коллектива в виртуальном пространстве независимо от местонахождения участников, которые могут легко обмениваться информацией и файлами во время конференции, делать пометки и исправления на чертежах и т.д. Большинство UC-решений также обладают интеллектуальными опциями, например, позволяющими вести онлайн перевод и стенографирование общения с распределением текста по участникам в реальном времени. Видеобары, вебкамеры и PTZ-камеры с интеллектуальными функциями также могут улучшать качество видеовстречи выделяя выступающего или показывая общий план конференц-комнаты в зависимости от ситуации.

Шаг 6: Конфиденциальность и безопасность

Будь то гарнитура для удаленного работника или комплект для конференц-комнаты, новые технологии должны обеспечивать безопасность и конфиденциальность.

Чтобы предотвратить кражу данных, может потребоваться шифрование видеопотоков, а для собственной безопасности и ментального комфорта предусмотрены такие простые элементы безопасности как, например, шторки конфиденциальности на веб-камерах и видеобарах позволяющие закрывать камеру устройства на то время, когда оно не используется в работе.